Allgemeine Datenschutzhinweise zu Fotoaufnahmen bei Veranstaltungen und Aktivitäten der bauverein AG
Diese allgemeinen Datenschutzhinweise gelten für Fotoaufnahmen, die bei Veranstaltungen und sonstigen öffentlichkeitsbezogenen Aktivitäten der bauverein AG angefertigt werden. Bei Veranstaltungen wird auf die Fotoaufnahmen und diese Datenschutzhinweise hingewiesen. Auf Wunsch erhalten betroffene Personen vor Ort ein Printexemplar dieser Datenschutzhinweise.
Für erkennbare Einzel- und Porträtaufnahmen werden die anlass- und aufnahmebezogenen Angaben, insbesondere der konkrete Anlass, die vorgesehenen Veröffentlichungsmedien und gegebenenfalls die Social-Media-Kanäle, in der jeweiligen Einwilligungserklärung aufgeführt. Die Einwilligungserklärung wird von der abgebildeten volljährigen Person beziehungsweise von den Sorgeberechtigten unterzeichnet.
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung der Fotoaufnahmen ist:
bauverein AG
Siemensstraße 20
64289 Darmstadt
Telefon: +49 6151 2815-0
E-Mail: info@bauvereinag.de
Website: www.bauvereinag.de
Datenschutzkontakt
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an die Datenschutzbeauftragte wenden:
Sonja Krümmel
E-Mail: datenschutz@bauvereinag.de
Anlass und Zwecke der Fotoaufnahmen
Die bauverein AG kann bei eigenen Veranstaltungen, bei Veranstaltungen in ihren Quartieren sowie bei sonstigen Aktivitäten Fotoaufnahmen anfertigen lassen.
Die Aufnahmen können insbesondere folgenden Zwecken dienen:
- Dokumentation der jeweiligen Veranstaltung oder Aktivität,
- Information über Aktivitäten und Veranstaltungen der bauverein AG,
- interne Kommunikation,
- Öffentlichkeitsarbeit der bauverein AG.
Eine Veröffentlichung erfolgt nur in den für den jeweiligen Anlass vorgesehenen und im allgemeinen Veranstaltungshinweis genannten Veröffentlichungsmedien. Bei deutlich erkennbaren Einzel- und Porträtaufnahmen erfolgt eine Veröffentlichung ausschließlich in denjenigen Veröffentlichungsmedien und Social-Media-Kanälen, die die abgebildete Person in der Einwilligungserklärung ausdrücklich ausgewählt hat.
Veranstaltungsspezifische Informationen
Bei jeder Veranstaltung wird in geeigneter Weise darauf hingewiesen, dass Fotoaufnahmen angefertigt werden. Der Hinweis richtet sich an alle anwesenden Personen und informiert mindestens über:
- die Zwecke der Fotoaufnahmen und die möglichen Veröffentlichungsmedien,
- die Möglichkeit, Fotoaufnahmen zu vermeiden oder einer Aufnahme zu widersprechen,
- den Zugang zu diesen ausführlichen Datenschutzhinweisen.
Für deutlich erkennbare Einzel- und Porträtaufnahmen wird eine gesonderte Einwilligung eingeholt. In der jeweiligen Einwilligungserklärung werden insbesondere folgende Angaben gemacht:
- der Name und Kontakt des eingesetzten Fotografen oder Fotodienstleisters,
- die zur Auswahl stehenden Veröffentlichungsmedien einschließlich der vorgesehenen Social-Media-Kanäle,
- die Möglichkeit, einzelne Veröffentlichungsmedien beziehungsweise Social-Media-Kanäle durch Ankreuzen auszuwählen.
Die Einwilligungserklärung ergänzt diese allgemeinen Datenschutzhinweise und gilt ausschließlich für die jeweils konkret bezeichnete Person, die angefertigten Einzel- oder Porträtaufnahmen sowie die ausdrücklich ausgewählten Zwecke und Veröffentlichungsmedien. Die Speicherdauer und die Aufbewahrungskriterien ergeben sich aus diesen allgemeinen Datenschutzhinweisen. Die Einwilligungserklärung ersetzt nicht den allgemeinen Hinweis auf die Fotoaufnahmen gegenüber den übrigen anwesenden Personen.
Welche Daten werden verarbeitet?
Verarbeitet werden Fotoaufnahmen, auf denen Personen erkennbar abgebildet sein können.
Soweit dies für die Zuordnung und den Nachweis einer Einwilligung erforderlich ist, werden außerdem folgende Angaben dokumentiert:
- Name der abgebildeten Person,
- Datum der Einwilligung,
- ausgewählte Veröffentlichungszwecke und Medien,
- gegebenenfalls Kontaktdaten für die Bearbeitung von Rückfragen oder Widerrufen.
Rechtsgrundlagen
Für Übersichts- und echte Gruppenaufnahmen, auf denen keine einzelne Person gezielt herausgestellt wird, kann die Verarbeitung im Einzelfall auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Dies setzt eine dokumentierte Interessenabwägung voraus. Die berechtigten Interessen liegen in der Dokumentation und Kommunikation über die jeweilige Veranstaltung oder Aktivität.
Für Einzel-, Porträt- und gezielt herausgestellte Aufnahmen wird grundsätzlich die Einwilligung der abgebildeten Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingeholt.
Für eine Veröffentlichung in Social Media wird der konkrete Veröffentlichungsort in der Einwilligung ausdrücklich benannt. Die Einwilligung für einzelne Veröffentlichungszwecke und Medien kann getrennt erteilt werden.
Die Einwilligung ist freiwillig. Die Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung oder sonstige Leistungen der bauverein AG hängen nicht von ihrer Erteilung ab.
Fotografen und Empfänger
Die Fotoaufnahmen werden durch von der bauverein AG beauftragte Fotografen oder Fotodienstleister angefertigt. Diese dürfen die Aufnahmen nur im vereinbarten Umfang und für die festgelegten Zwecke verarbeiten.
Der jeweils eingesetzte Fotograf oder Fotodienstleister sowie seine Kontaktdaten werden in den veranstaltungsspezifischen Informationen angegeben. Dort wird ebenfalls angegeben, ob und in welchem Umfang ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen wurde.
Eine Eigennutzung der Aufnahmen durch den Fotografen oder Fotodienstleister, insbesondere für dessen eigene Website, Portfolio oder eigene Social-Media-Kanäle, ist nicht Bestandteil dieser Information. Sie bedarf einer gesonderten Regelung und gegebenenfalls einer gesonderten Einwilligung.
Veröffentlichung im Internet und in Social Media
Bei einer Veröffentlichung auf der Website oder in sonstigen öffentlich zugänglichen digitalen Medien können die Aufnahmen weltweit abgerufen und durch Suchmaschinen gefunden werden. Eine vollständige Kontrolle über die weitere Verwendung durch Dritte ist nicht möglich.
Bei einer Veröffentlichung in Social Media können die Aufnahmen durch die jeweiligen Plattformbetreiber verarbeitet, gespeichert, weiterverbreitet oder außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Die konkreten Plattformen werden deshalb vor einer solchen Veröffentlichung ausdrücklich benannt.
Möglichkeiten, Fotoaufnahmen zu vermeiden
Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten oder eine Aufnahme von Ihnen nicht verwendet werden soll, sprechen Sie bitte das Veranstaltungsteam oder den Fotografen an.
Soweit organisatorisch möglich, wird eine Ausweichmöglichkeit geschaffen, zum Beispiel ein fotofreier Bereich. Personen, die erkennbar nicht fotografiert werden möchten, werden nicht gezielt aufgenommen oder porträtähnlich herausgestellt.
Speicherdauer
Die ausgewählten und veröffentlichten Aufnahmen können auf unbestimmte Zeit gespeichert und für die jeweils genannten Dokumentations-, Informations-, Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeitszwecke verwendet werden, sofern diese Zwecke fortbestehen und die weitere Verarbeitung rechtmäßig ist. Eine automatische Löschung nach einem festen Zeitraum ist daher nicht vorgesehen.
Die bauverein AG überprüft regelmäßig, ob der jeweilige Zweck der Aufbewahrung und Verwendung noch besteht und ob die Aufnahmen weiterhin benötigt werden. Entfällt der Zweck oder liegen andere Gründe vor, die einer weiteren Verarbeitung entgegenstehen, werden die betreffenden Aufnahmen gelöscht oder – soweit möglich und erforderlich – aus den Veröffentlichungen entfernt.
Ein Widerruf einer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Nach einem Widerruf wird die weitere Verwendung der betreffenden Aufnahme auf Grundlage dieser Einwilligung beendet und die Aufnahme wird gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage oder ein berechtigter Grund für eine weitere Aufbewahrung besteht.
Nicht verwendete Rohaufnahmen werden nach Abschluss der Auswahl und Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
Nachweise über erteilte Einwilligungen werden so lange aufbewahrt, wie dies für den Nachweis der rechtmäßigen Verarbeitung erforderlich ist. Auch diese Aufbewahrung wird regelmäßig überprüft und beendet, sobald der Nachweis nicht mehr erforderlich ist oder keine rechtliche Grundlage für die weitere Speicherung besteht.
Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:
- Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
- Berichtigung unrichtiger Daten,
- Löschung,
- Einschränkung der Verarbeitung,
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht,
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist. Ein Widerruf muss ebenso einfach möglich sein wie die Erteilung der Einwilligung.
Der Widerruf sowie sonstige Anliegen zu Fotoaufnahmen können an die Unternehmenskommunikation gerichtet werden:
Team Unternehmenskommunikation
E-Mail: uk@bauvereinag.de
Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslands, in dem die betroffene Person ihren gewöhnlichen Aufenthalt, ihren Arbeitsplatz oder den Ort des mutmaßlichen Verstoßes hat.