Darlehensoptimierung oder auch die Definition
aussagekräftiger Kennzahlen, sogenannter Key Performance
Indicators (KPIs), festgelegt. Gleichzeitig
wurde unter dem Begriff Change Management ein
Konzept erarbeitet, wie der Wandel kommunikativ
begleitet werden sollte – ganz getreu der Erkenntnis:
Neue Wege lassen sich nur erfolgreich beschreiten,
wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen.
Ohne Kommunikation kein Change-Prozess
Um die Mitarbeiter von Beginn an mitzunehmen,
wurden sie früh in den Veränderungsprozess eingebunden.
Im Frühjahr 2016 waren sie erstmals zu
einem Strategietag eingeladen, bei dem alle Strategieprojekte
erklärt und vorgestellt wurden. Die
jeweiligen Projektleiter standen für Fragen und
Anregungen bereit. Auch bestand die Möglichkeit,
Interesse an einer Mitarbeit an bestimmten Projekten
anzumelden. Die Resonanz auf den Tag war
positiv. Das zeigte sich auch in der hohen Beteiligung
beim anschließenden Mitarbeiter-Motto-
Wettbewerb, bei dem es darum ging, Namensvorschläge
für die Reorganisation einzureichen. Die
Mitarbeiter entschieden sich am Ende mehrheitlich
für „Gemeinsam sind wir DA!“.
Ende 2016 bereits viel erreicht
Ende 2016 waren die meisten Projekte auf den Weg
gebracht, einige sogar bereits abgeschlossen. So
konnte durch die Optimierung des Darlehensportfolios
in 2016 ein nennenswerter Betrag eingespart
werden. Im Rahmen des Projekts „Deckungsbeitrag“
wiederum wurde der gesamte Bestand auf den
Prüfstand gestellt und ein Handlungskonzept für
jede einzelne Liegenschaft erstellt. Das Team
Zielportfolio hingegen leistete die Vorarbeit für
das geplante Wachstum, sodass die bauverein AG
ab 2017 gezielt darangehen kann, ihren Bestand
durch den Ankauf von Immobilien und Flächen oder
durch Verdichtungsmaßnahmen zu vergrößern.
Ebenfalls umgesetzt: die 10-Jahres-Planung als
Machbarkeitsstudie für die vorgesehene Expansion
sowie die Einführung spezieller unternehmens-
und bereichsbezogener Kennzahlen (KPIs), die als
Frühwarnsystem fungieren und dazu beitragen,
dass schneller auf Entwicklungen am Markt und
im Unternehmen reagiert werden kann.
Infotage für Technik und Bestandsmanagement
Unternehmensinterne Meilensteine waren die im
November und Dezember 2016 durchgeführten
Veranstaltungen für Mitarbeiter aus den Bereichen
Technik, Service Center und Bestandsmanagement,
bei denen die Mitarbeiter noch einmal über die
Ziele des Prozesses, die Bedeutung von Wandel
sowie über bevorstehende Veränderungen in der
Organisation informiert wurden. Als Zeitpunkt für
die Umsetzung der neuen Strukturen im operativen
Geschäft wurde der 3. April 2017 gewählt. Ab die-
sem Zeitpunkt agiert das Mietmanagement, das
künftig Bestandsmanagement heißen wird, nur
noch mit drei anstelle von vier Teams: Eines kümmert
sich um Bestandskunden in Darmstadt, eines
um Bestandskunden im Süden von Darmstadt und
in der Region. Ein drittes Team ist ausschließlich für
Neukunden zuständig. Gleichzeitig wird das Service
Center ausgebaut und erhält mehr Kompetenzen,
sodass es Kundenanliegen bereits beim Erstkontakt
bearbeiten kann.
In der Technik soll die direkte Zuordnung von Technikern
zu den Vermietungsteams Prozesse beschleunigen
und professionalisieren und so zu kürzeren
Bearbeitungszeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit
führen. Die bauverein AG verspricht sich
zudem von der Umstellung, dass Handlungsbedarf
vor Ort schneller erkannt wird. Mit der Umorganisation
wurde bereits im Frühjahr 2016 begonnen,
indem eine klare Trennung zwischen Werkstatt und
„Dach und Fach“ vollzogen wurde und die Budgets
für Maßnahmen überarbeitet wurden.
Um über die Veranstaltungen hinaus zu informie-
ren und allen Mitarbeitern einen Eindruck davon
zu geben, was in einem Jahr Reorganisation be-
reits alles erreicht wurde, wurde im Spätherbst
eine eigene Strategiezeitung erstellt. Im März 2017
waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erneut
16 Bericht über das 152. Geschäftsjahr
Reorganisation